Os documentos de uma empresa podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos: Documentos Contábeis e Documentos Legais.

Documentos contábeis.

Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa.

Os principais documentos contábeis são:

Notas de compra/serviços
Notas de vendas/serviços
Extratos bancários
Duplicatas pagas
Comprovantes de despesas/custos
Cópias de cheques
Comprovantes de débitos/créditos bancários
Outros documentos contabilizados

Documentos legais

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 08 setores distintos:

100 -
FEDERAL
200 -
ESTADUAL
300 -
MUNICIPAL
400 -
MINISTÉRIO DO TRABALHO
500 -
CONTRATOS
600 -
INSS
700 -
SINDICAL
800 -
DIVERSOS


Por sua vez, cada setor é dividido em:

100 – FEDERAL

101 -
Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
102 -
Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica
103 -
Ficha de Alteração do CNPJ
104 -
Pedido de Restabelecimento do CNPJ
105 -
Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF
106 -
Comunicações de Aumento de Capital
107 -
Demonstrativos dos Duodécimos
108 -
CAIF
109 -
Comunicações de IPI e IRPJ
110 -
DIRF
111 -
Cartão do CNPJ
112 -
Notificações - Auto de Infrações
113 -
Baixa do CNPJ
114 -
Certidão Negativa por Encerramento de Atividades
115 -
Programa de Alimentação ao Trabalhador
116 -
DNER
117 -
Defesas
118 -
Utilidade Pública
119 -
Parcelamentos
120 -
Termo de Opção - Simples
121 -
Autorização do DAC
122 -
IPEM
123 -
Divisão de Censura de Diversões Públicas
124 -
CADE - SDE
200 – ESTADUAL

201 -
Declaração Cadastral (DECA)
202 -
Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)
203 -
Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)
204 -
Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)
205 -
Licença da CETESB
206 -
Demonstrativo das Operações Interestaduais
207 -
Certidão Negativa do ICM
208 -
Autorização para Confecção de Notas Fiscais
209 -
Auto de infração
210 -
Parcelamento do ICM
211 -
Notificações
212 -
FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte
213 -
Declarações
214 -
Alvará de Utilização - Secr. Saúde
215 -
Modelos de Notas Fiscais
216 -
Comprovação ZONA FRANCA
217 -
Conselho Regional de Educação
218 -
Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)
219 -
IBDF - IBAMA
220 -
Defesas
221 -
Licença da Divisão do Exercício Profissional
222 -
Utilidade Pública
223 -
Declaração de Microempresa
224 -
Laudos Técnicos
225 -
Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados
226 -
Vigilância Sanitária

300 – MUNICIPAL

301 -
Guia de Inscrição ou Atualização
302 -
Ficha de Inscrição no CCM
303 -
Taxas de Licença
304 -
Certidão Negativa do ISS
305 -
Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME)
306 -
Cadastramento de Anúncios (CADAN)
307 -
Pedido de Vistoria
308 -
Comunicados
309 -
Imposto Predial
310 -
Auto de Infração e Intimação
311 -
Autorização para Impressão de Notas Fiscais
312 -
Habite-se / Auto Vistoria
313 -
Alvará de Funcionamento
314 -
Defesas
315 -
Utilidade Pública
316 -
Declaração de Microempresa
317 -
Parcelamentos
318 -
Cancelamentos
319 -
CONTRU/FICAM
320 -
Regime Especial

400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO

401 -
Cadastro de Empresas
402 -
Relação de Empregados Menores
403 -
RAIS / DCPIS
404 -
CIPA
405 -
Certificados de Aprendizagem SENAI
406 -
Reclamações Trabalhistas - Defesas
407 -
Notificações/ Processos/ Autos de Infração
408 -
Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI
409 -
Defesas
410 -
Acordo de Compensação
411 -
Laudos Técnicos

500 – CONTRATO

501 -
Contrato Social - Ata de Constituição
502 -
Alterações de Contrato
503 -
Contrato de Locação
504 -
Contrato de Uso de Veículos
505 -
Cadastro da JUCESP
506 -
Contrato de Assessoria
507 -
Contrato de Prestação de Serviços
508 -
Reuniões
509 -
Publicações em Jornais
510 -
Atas
511 -
Contratos Diversos
512 -
Comprovante de Caução de Locação
513 -
Certidão Breve Relato - JUCESP
514 -
Xerox das Exigências - JUCESP
515 -
Declaração de Alienação de Participações Societárias
516 -
Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.
517 -
Notificações
518 -
Defesas
519 -
Recadastramento - São Paulo Firma
520 -
Buscas Jucesp/Cartórios

600 – INSS

601 -
Pedido de Matrícula (Inicial)
602 -
Certificado de Matrícula
603 -
Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)
604 -
Certificado de Regularidade de Situação
605 -
Certificado de Quitação
606 -
Certificado de Taxa de Seguro
607 -
Demonstrativo dos Salários de Contribuição
608 -
C..B.
609 -
Alterações: Nome, Endereço, CGC
610 -
Declarações de Rendimento do INSS
611 -
Comprovante Inscrição Contribuição Individual
612 -
Carnês dos Sócios
613 -
Recadastramento
614 -
Autos de Infração
615 -
Defesas
616 -
SESI
617 -
Termo Ação Fiscal – TAF
618 -
Parcelamentos

700 – SINDICAL

701 -
Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador
702 -
Conselho Regional de Farmácia
703 -
Dissídios Coletivos
704 -
Acordos
705 -
SENAI - CIESP - FIESP
706 -
FINAME
707 -
Certidões e Registros
708 -
CRA
709 -
CORCESP
710 -
Conselho Regional de Contabilidade
711 -
CRECI
712 -
CREA
713 -
Correspondência Sindicato Patronal
714 -
CONAR (Legislação e Processos)
715 -
SUSEP
716 -
Certidão Negativa de Débito Salarial
717 -
Conselho Regional de Medicina
718 -
EMBRATUR
719 -
Conselho Nacional do Cinema

800 – DIVERSOS

801 -
CACEX
803 -
Certidão de Registro de Capital Estrangeiro
804 -
Procurações / Declarações
805 -
Balanços e Balancetes
806 -
Documentos dos Sócios ( xerox )
807 -
Marcas e Patentes
808 -
Correspondências
809 -
Consultas
810 -
Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS
811 -
Escrituras
812 -
Apuração do Ativo Imobilizado - TELESP
813 -
Ajustes de Balanço
814 -
Laudo de Avaliação
815 -
Relatórios
816 -
Inventário
817
Depósito Inicial
818
Cadastro de Fornecedores e Associações
819
Convocações
820 -
Atestado de Residência e Capacidade Técnica
821 -
Cadastro de Bancos
822 -
Mapas de Depreciações
823 -
Alvarás
824 -
Seguros
825 -
Carta de Fiança
826 -
Eletrobras
827 -
BNDES
828 -
Consórcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:

PASTA A/1
PASTA B/2
1-
Guias de Recolhimento do INSS
9 -
Guias de Apuração e Recolhimento do ICM
2-
Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS
10 -
Guias de Apuração e Recolhimento do IPI
3 -
Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social
11 -

4 -
Guias de Recolhimento do ISS
12 -

5 -
Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados
13 -
Orientações e Comunicados
6 -
Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS
14 -
Memos – Empresa Contábil
7 -
Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial
15 -

8 -
Folhas e Envelopes de Pagamento
16 -










PASTA C/3

PASTA D/4




17-
Balanços
25 -
Fichas Financeiras e Informes de Rendim.
18-
Balancetes
26 -
Folhas de Pagamento e Pro-Labore
19-
Cadastros e Declarações
27 -

20-
IBGE
28 -

21-
DCTF
29 -

22-

30 -

23-

31 -

24-

32 -
Documentos dos Autônomos









PASTA E/5



FUNCIONÁRIOS










33-


40 – Empregados Desligados
34-


40.1 -
35-


40.2 -
36-


40.3 -
37-


40.4 -
38-


40.5 -
39-


40.6 -



40.7 -



40.8 -



40.9 -



40.10 -





Prazos para guarda de documentos

A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.).

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