Os
documentos de uma empresa podem ser divididos em duas categorias para fins de
arquivos: Documentos Contábeis e Documentos Legais.
Documentos
contábeis.
Os
documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data, em
alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados
e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de
documentos de cada empresa.
Os
principais documentos contábeis são:
Notas
de compra/serviços
Notas de vendas/serviços
Extratos bancários
Duplicatas pagas
Comprovantes de despesas/custos
Cópias de cheques
Comprovantes de débitos/créditos bancários
Outros documentos contabilizados
Notas de vendas/serviços
Extratos bancários
Duplicatas pagas
Comprovantes de despesas/custos
Cópias de cheques
Comprovantes de débitos/créditos bancários
Outros documentos contabilizados
Documentos
legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 08 setores distintos:
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 08 setores distintos:
100
-
|
FEDERAL
|
200
-
|
ESTADUAL
|
300
-
|
MUNICIPAL
|
400
-
|
MINISTÉRIO
DO TRABALHO
|
500
-
|
CONTRATOS
|
600
-
|
INSS
|
700
-
|
SINDICAL
|
800
-
|
DIVERSOS
|
Por sua vez, cada setor é dividido em:
100 – FEDERAL
101
-
|
Cadastro
Geral de Contribuintes (CNPJ)
|
102
-
|
Declaração
do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica
|
103
-
|
Ficha
de Alteração do CNPJ
|
104
-
|
Pedido
de Restabelecimento do CNPJ
|
105
-
|
Certidão
Negativa do Imposto de Renda e CRJF
|
106
-
|
Comunicações
de Aumento de Capital
|
107
-
|
Demonstrativos
dos Duodécimos
|
108
-
|
CAIF
|
109
-
|
Comunicações
de IPI e IRPJ
|
110
-
|
DIRF
|
111
-
|
Cartão
do CNPJ
|
112
-
|
Notificações
- Auto de Infrações
|
113
-
|
Baixa
do CNPJ
|
114
-
|
Certidão
Negativa por Encerramento de Atividades
|
115
-
|
Programa
de Alimentação ao Trabalhador
|
116
-
|
DNER
|
117
-
|
Defesas
|
118
-
|
Utilidade
Pública
|
119
-
|
Parcelamentos
|
120
-
|
Termo
de Opção - Simples
|
121
-
|
Autorização
do DAC
|
122
-
|
IPEM
|
123
-
|
Divisão
de Censura de Diversões Públicas
|
124
-
|
CADE
- SDE
|
200
– ESTADUAL
201
-
|
Declaração
Cadastral (DECA)
|
202
-
|
Declaração
para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)
|
203
-
|
Declaração
do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)
|
204
-
|
Índice
de Participação dos Municípios (DIPAM)
|
205
-
|
Licença
da CETESB
|
206
-
|
Demonstrativo
das Operações Interestaduais
|
207
-
|
Certidão
Negativa do ICM
|
208
-
|
Autorização
para Confecção de Notas Fiscais
|
209
-
|
Auto
de infração
|
210
-
|
Parcelamento
do ICM
|
211
-
|
Notificações
|
212
-
|
FIC
- Ficha de Inscrição do Contribuinte
|
213
-
|
Declarações
|
214
-
|
Alvará
de Utilização - Secr. Saúde
|
215
-
|
Modelos
de Notas Fiscais
|
216
-
|
Comprovação
ZONA FRANCA
|
217
-
|
Conselho
Regional de Educação
|
218
-
|
Secretaria
de Segurança Pública (Registro Arma)
|
219
-
|
IBDF
- IBAMA
|
220
-
|
Defesas
|
221
-
|
Licença
da Divisão do Exercício Profissional
|
222
-
|
Utilidade
Pública
|
223
-
|
Declaração
de Microempresa
|
224
-
|
Laudos
Técnicos
|
225
-
|
Pedido/
Comunicação Uso Processamento de Dados
|
226
-
|
Vigilância
Sanitária
|
300 – MUNICIPAL
301
-
|
Guia
de Inscrição ou Atualização
|
302
-
|
Ficha
de Inscrição no CCM
|
303
-
|
Taxas
de Licença
|
304
-
|
Certidão
Negativa do ISS
|
305
-
|
Declaração
Anual do Movimento Econômico (DAME)
|
306
-
|
Cadastramento
de Anúncios (CADAN)
|
307
-
|
Pedido
de Vistoria
|
308
-
|
Comunicados
|
309
-
|
Imposto
Predial
|
310
-
|
Auto
de Infração e Intimação
|
311
-
|
Autorização
para Impressão de Notas Fiscais
|
312
-
|
Habite-se
/ Auto Vistoria
|
313
-
|
Alvará
de Funcionamento
|
314
-
|
Defesas
|
315
-
|
Utilidade
Pública
|
316
-
|
Declaração
de Microempresa
|
317
-
|
Parcelamentos
|
318
-
|
Cancelamentos
|
319
-
|
CONTRU/FICAM
|
320
-
|
Regime
Especial
|
400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO
401
-
|
Cadastro
de Empresas
|
402
-
|
Relação
de Empregados Menores
|
403
-
|
RAIS
/ DCPIS
|
404
-
|
CIPA
|
405
-
|
Certificados
de Aprendizagem SENAI
|
406
-
|
Reclamações
Trabalhistas - Defesas
|
407
-
|
Notificações/
Processos/ Autos de Infração
|
408
-
|
Certificados
de Aprovação das Instalações - CAI/DI
|
409
-
|
Defesas
|
410
-
|
Acordo
de Compensação
|
411
-
|
Laudos
Técnicos
|
500 – CONTRATO
501
-
|
Contrato
Social - Ata de Constituição
|
502
-
|
Alterações
de Contrato
|
503
-
|
Contrato
de Locação
|
504
-
|
Contrato
de Uso de Veículos
|
505
-
|
Cadastro
da JUCESP
|
506
-
|
Contrato
de Assessoria
|
507
-
|
Contrato
de Prestação de Serviços
|
508
-
|
Reuniões
|
509
-
|
Publicações
em Jornais
|
510
-
|
Atas
|
511
-
|
Contratos
Diversos
|
512
-
|
Comprovante
de Caução de Locação
|
513
-
|
Certidão
Breve Relato - JUCESP
|
514
-
|
Xerox
das Exigências - JUCESP
|
515
-
|
Declaração
de Alienação de Participações Societárias
|
516
-
|
Baixa
de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.
|
517
-
|
Notificações
|
518
-
|
Defesas
|
519
-
|
Recadastramento
- São Paulo Firma
|
520
-
|
Buscas
Jucesp/Cartórios
|
600 – INSS
601
-
|
Pedido
de Matrícula (Inicial)
|
602
-
|
Certificado
de Matrícula
|
603
-
|
Cópia
Autenticada de Registros Contábeis (CARC)
|
604
-
|
Certificado
de Regularidade de Situação
|
605
-
|
Certificado
de Quitação
|
606
-
|
Certificado
de Taxa de Seguro
|
607
-
|
Demonstrativo
dos Salários de Contribuição
|
608
-
|
C..B.
|
609
-
|
Alterações:
Nome, Endereço, CGC
|
610
-
|
Declarações
de Rendimento do INSS
|
611
-
|
Comprovante
Inscrição Contribuição Individual
|
612
-
|
Carnês
dos Sócios
|
613
-
|
Recadastramento
|
614
-
|
Autos
de Infração
|
615
-
|
Defesas
|
616
-
|
SESI
|
617
-
|
Termo
Ação Fiscal – TAF
|
618
-
|
Parcelamentos
|
700 – SINDICAL
701
-
|
Contribuição
Sindical e Assistencial do Empregador
|
702
-
|
Conselho
Regional de Farmácia
|
703
-
|
Dissídios
Coletivos
|
704
-
|
Acordos
|
705
-
|
SENAI
- CIESP - FIESP
|
706
-
|
FINAME
|
707
-
|
Certidões
e Registros
|
708
-
|
CRA
|
709
-
|
CORCESP
|
710
-
|
Conselho
Regional de Contabilidade
|
711
-
|
CRECI
|
712
-
|
CREA
|
713
-
|
Correspondência
Sindicato Patronal
|
714
-
|
CONAR
(Legislação e Processos)
|
715
-
|
SUSEP
|
716
-
|
Certidão
Negativa de Débito Salarial
|
717
-
|
Conselho
Regional de Medicina
|
718
-
|
EMBRATUR
|
719
-
|
Conselho
Nacional do Cinema
|
800 – DIVERSOS
801
-
|
CACEX
|
803
-
|
Certidão
de Registro de Capital Estrangeiro
|
804
-
|
Procurações
/ Declarações
|
805
-
|
Balanços
e Balancetes
|
806
-
|
Documentos
dos Sócios ( xerox )
|
807
-
|
Marcas
e Patentes
|
808
-
|
Correspondências
|
809
-
|
Consultas
|
810
-
|
Certidões
Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS
|
811
-
|
Escrituras
|
812
-
|
Apuração
do Ativo Imobilizado - TELESP
|
813
-
|
Ajustes
de Balanço
|
814
-
|
Laudo
de Avaliação
|
815
-
|
Relatórios
|
816
-
|
Inventário
|
817
|
Depósito
Inicial
|
818
|
Cadastro
de Fornecedores e Associações
|
819
|
Convocações
|
820
-
|
Atestado
de Residência e Capacidade Técnica
|
821
-
|
Cadastro
de Bancos
|
822
-
|
Mapas
de Depreciações
|
823
-
|
Alvarás
|
824
-
|
Seguros
|
825
-
|
Carta
de Fiança
|
826
-
|
Eletrobras
|
827
-
|
BNDES
|
828
-
|
Consórcios
|
As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
PASTA
A/1
|
PASTA
B/2
|
||
1-
|
Guias
de Recolhimento do INSS
|
9
-
|
Guias
de Apuração e Recolhimento do ICM
|
2-
|
Guias
de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS
|
10
-
|
Guias
de Apuração e Recolhimento do IPI
|
3
-
|
Guias
de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social
|
11
-
|
|
4
-
|
Guias
de Recolhimento do ISS
|
12
-
|
|
5
-
|
Cadastro
de Admissão e Demissão dos Empregados
|
13
-
|
Orientações
e Comunicados
|
6
-
|
Guias
de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS
|
14
-
|
Memos
– Empresa Contábil
|
7
-
|
Guias
de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e
Assistencial
|
15
-
|
|
8
-
|
Folhas
e Envelopes de Pagamento
|
16
-
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PASTA
C/3
|
|
PASTA
D/4
|
|
|
|
|
17-
|
Balanços
|
25
-
|
Fichas
Financeiras e Informes de Rendim.
|
18-
|
Balancetes
|
26
-
|
Folhas
de Pagamento e Pro-Labore
|
19-
|
Cadastros
e Declarações
|
27
-
|
|
20-
|
IBGE
|
28
-
|
|
21-
|
DCTF
|
29
-
|
|
22-
|
|
30
-
|
|
23-
|
|
31
-
|
|
24-
|
|
32
-
|
Documentos
dos Autônomos
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PASTA
E/5
|
|
|
|
FUNCIONÁRIOS
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
33-
|
|
|
40
– Empregados Desligados
|
34-
|
|
|
40.1
-
|
35-
|
|
|
40.2
-
|
36-
|
|
|
40.3
-
|
37-
|
|
|
40.4
-
|
38-
|
|
|
40.5
-
|
39-
|
|
|
40.6
-
|
|
|
|
40.7
-
|
|
|
|
40.8
-
|
|
|
|
40.9
-
|
|
|
|
40.10
-
|
|
|
|
|
Prazos para guarda de documentos
A
legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e
livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem
mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos
vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário,
etc.).